Politique de confidentialité de l’ACO

Engagement de l’ACO en matière de protection des renseignements personnels

L’Association canadienne des optométristes (ACO, l’Association) s’engage à protéger la vie privée de ses membres (optométristes, personnel optométrique et étudiant.e.s) et des autres personnes qui utilisent les services de l’ACO (utilisateurs). La politique de confidentialité vous informe de nos pratiques en matière de protection de la vie privée en ce qui concerne les renseignements personnels sur les membres identifiables, les fonctionnaires, les participants aux événements ou aux promotions de l’ACO et les visiteurs de notre site Web (www.opto.ca) qui sont recueillis, utilisés ou divulgués par l’ACO.

La politique de confidentialité de l’ACO reflète les exigences de la loi fédérale sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE), le cas échéant. Cette politique de confidentialité définit la manière dont l’ACO recueille, utilise et divulgue les informations personnelles dans le cadre de ses activités et la manière dont elle s’efforce de garantir l’exactitude et la confidentialité des informations personnelles en sa possession. L’Association recueille, utilise et divulgue des informations personnelles avec le consentement de la personne concernée, sauf si la loi l’autorise ou l’exige. La collecte, l’utilisation et la divulgation des informations personnelles sont régies par la version de la présente politique en vigueur au moment de la collecte, de l’utilisation ou de la divulgation.

Informations personnelles

Les informations personnelles sont toutes les informations qui peuvent être utilisées pour distinguer, identifier ou contacter une personne spécifique. Les informations personnelles que l’ACO conserve généralement comprennent le nom, la date de naissance, les informations démographiques (sexe, âge), l’adresse, le numéro de téléphone, le numéro de télécopie, l’adresse électronique, les préférences linguistiques, ainsi que l’année d’obtention du diplôme, l’école et le numéro de licence pour les optométristes. L’association recueille également des informations relatives à l’implication des membres dans l’ACO, au bénévolat ou au service de l’Association.

Responsabilité

L’ACO est responsable de toutes les informations personnelles dont elle a la garde ou le contrôle, y compris les informations qu’elle peut transférer à un tiers à des fins de traitement ou de publicité. L’ACO exige de ces tiers qu’ils n’utilisent les informations personnelles qu’aux fins pour lesquelles elles leur ont été fournies, et qu’ils protègent la confidentialité des informations personnelles conformément aux lois applicables en matière de protection de la vie privée et d’une manière qui soit compatible avec la présente politique. L’ACO stocke et traite les informations personnelles à Ottawa, en Ontario, au Canada.

Le directeur général de l’ACO est le responsable de la protection de la vie privée de l’Association. Le responsable de la protection de la vie privée peut déléguer la responsabilité quotidienne de l’administration de cette politique à d’autres employés, mais il reste responsable du traitement des informations personnelles par l’ACO. Le responsable de la protection de la vie privée peut être contacté au 234, avenue Argyle, Ottawa (Ontario), K2P 1B9 ou par téléphone au 613.235.7924, poste 212.

Finalités de la collecte, de l’utilisation et de la divulgation des informations personnelles

Informations sur les membres

L’ACO recueille et utilise les informations personnelles de ses membres aux fins suivantes :

Assurer le suivi des membres de l’ACO.
Fournir aux membres un accès de connexion à un tableau de bord sécurisé sur le site web de l’ACO (opto.ca).
Élaborer et mettre à jour un outil de recherche national en ligne “Trouver un docteur” sur le site web de l’ACO (opto.ca/fr/trouver-un-docteur) à la disposition des utilisateurs.
Fournir aux membres un accès à une plateforme d’apprentissage.
Tenir les membres informés des activités de l’ACO en fournissant des informations sur l’association et ses avantages et ressources pour les membres.
Tenir les membres informés des, activités, recherches, enquêtes et événements d’autres organisations (partenaires fournissant des avantages aux membres, universitaires, ministères du gouvernement du Canada, commanditaires de l’industrie, parties prenantes dans le domaine de la santé oculaire) sur des sujets liés au mandat de l’ACO.
Envoyer des copies papier de la Revue canadienne d’optométrie aux membres (optométristes) par courrier.
Répondre aux questions et aux communications des membres et des utilisateurs.
Informer les membres des réunions, conférences, ateliers et séminaires proposés par d’autres organisations et susceptibles de les intéresser.
Analyser les données démographiques des membres à des fins de planification future.
Recueillir l’avis des membres sur les services et les activités de l’ACO afin d’orienter la planification et la programmation futures de l’Association.

Collecte d’informations personnelles

L’ACO peut collecter des informations personnelles avec le consentement explicite des membres à des fins de marketing et de publicité personnalisée, conformément à la législation en vigueur. Les membres peuvent refuser de recevoir des publicités personnalisées en :

en envoyant un courriel à info@opto.ca
par téléphone, en contactant le personnel du CAO au 613-235-7924.
en gérant leurs préférences sur le tableau de bord des membres (connexion requise)

Divulgation d’informations personnelles

L’ACO ne divulgue pas d’informations personnelles sans avoir obtenu le consentement de la personne concernée, sauf si la loi l’autorise ou l’exige. Les membres de l’ACO peuvent se retirer de l’outil de recherche national en ligne "Trouver un docteur" en contactant l’Association :

en envoyant un courriel à info@opto.ca
par téléphone au 613-235-7924.

Consentement

L’ACO n’utilise les informations personnelles qu’avec le consentement de la personne concernée, sauf si la loi l’autorise ou l’exige. L’ACO donne également à ses membres la possibilité de refuser de recevoir des informations envoyées par l’Association ou par des tiers :

En gérant leurs préférences sur le tableau de bord des membres (connexion requise).
En envoyant un courriel à info@opto.ca
par téléphone, en contactant le personnel de l’ACO au 613-235-7924.

Courriels de marketing

Nous nous efforçons de nous conformer à la loi fédérale sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE), le cas échéant. Lorsque vous vous inscrivez à nos services (voir la section "Consentement"), que vous nous fournissez des informations personnelles ou que nous vous envoyons des courriers électroniques, vous avez la possibilité de nous faire part de vos préférences en ce qui concerne la réception de courriers électroniques promotionnels. Vous pouvez refuser de recevoir des courriels en cliquant sur les liens figurant dans les courriels que nous vous envoyons.

Désabonnement

Vous pouvez refuser tout contact ultérieur de notre part ainsi que certaines autres utilisations d’informations personnelles à des fins promotionnelles ou de personnalisation. Pour ce faire, veuillez envoyer un courriel à info@opto.ca.

L’ACO fait appel à des fournisseurs de services tiers pour placer des annonces publicitaires sur des sites Web sur Internet afin de promouvoir l’Association. Ces publicités sont basées sur vos données démographiques et sur l’intérêt que vous portez, entre autres, aux services et aux informations fournis par l’ACO. Un cookie est placé sur votre navigateur, puis un service tel que Google lit ces cookies et peut diffuser une publicité de l’ACO sur le site Web d’un tiers. Nous pouvons utiliser les informations que nous recueillons pour vous montrer des publicités ciblées en fonction de vos intérêts et de vos préférences. Vous pouvez désactiver cette diffusion d’annonces en consultant la page des règles de publicité de Google.

Paramètres et préférences en matière de cookies

L’ACO fait appel à des services tiers sur l’ensemble des sites, tels que Google Analytics, pour placer des cookies de première partie et/ou de tierce partie sur les appareils qui accèdent au site Web de l’ACO. Vous pouvez désactiver les cookies et autres technologies de suivi par l’intermédiaire de votre navigateur. En outre, pour refuser l’utilisation de nos cookies à des fins de suivi, vous pouvez également consulter la page des règles de publicité de Google. Bien que cette désactivation puisse avoir une incidence négative sur l’utilisation de notre site web, elle ne nous empêchera pas d’effectuer des transactions avec vous.

Site web et liens vers d’autres sites web

L’ACO fournit des informations aux utilisateurs et certains services aux membres par l’intermédiaire de son site web. En utilisant le site web, les membres et les utilisateurs acceptent que des informations soient collectées, utilisées et divulguées conformément à la présente politique. Le site web contient des liens vers des sites web de tiers. Ces liens sont fournis pour la commodité des utilisateurs. L’ACO n’est pas responsable de ces sites web et n’exerce aucun contrôle sur eux, ni sur la collecte, l’utilisation et la divulgation des informations personnelles d’un individu. Étant donné que nous ne contrôlons pas ces sites web, nous vous encourageons à consulter les politiques de confidentialité de ces sites avant de les utiliser.

Exactitude

L’ACO veille à ce que les informations personnelles qu’elle conserve soient exactes et à jour.

Limitation de la conservation des informations personnelles

L’ACO conserve les informations personnelles aussi longtemps qu’elles sont nécessaires aux fins pour lesquelles elles ont été collectées et afin de répondre aux exigences légales, réglementaires et à celles de la politique de publicité de tiers.

Par exemple, nous pouvons conserver les informations relatives à l’adhésion tant que vous êtes membre et pendant une période raisonnable par la suite, à des fins historiques et analytiques. Nous pouvons conserver les données des cookies pendant une période plus courte, conformément aux paramètres du navigateur. Lorsque vos informations personnelles ne sont plus nécessaires aux fins de l’ACO, nous disposons de procédures pour les détruire, les supprimer, les effacer ou les convertir sous une forme anonyme.

Protection

L’ACO protège les informations personnelles contre des risques tels que la perte ou le vol, l’accès non autorisé, la divulgation, la copie, la modification et la destruction en utilisant des mesures de sécurité appropriées. En outre, nous veillons à ce que le personnel de l’ACO soit conscient de l’importance de préserver la confidentialité des informations personnelles.

Atteinte à la vie privée

Une atteinte à la vie privée se produit lorsque des informations personnelles sont volées ou perdues, ou lorsqu’elles sont collectées, utilisées ou divulguées sans autorisation.

En cas d’atteinte à la vie privée, l’ACO déterminera l’ampleur de l’atteinte et prendra les mesures suivantes pour contenir l’atteinte à la vie privée :

récupérer et sécuriser toute information personnelle qui a été collectée, utilisée ou divulguée sans autorisation.
s’assurer qu’aucune copie, y compris numérique, n’a été faite ou conservée par la personne qui n’était pas autorisée à recevoir ou à utiliser les informations.
déterminer si la violation pourrait permettre un accès non autorisé à d’autres informations personnelles - par exemple sur un système d’information électronique - et prendre les mesures nécessaires pour empêcher une nouvelle violation, par exemple en changeant les mots de passe ou en arrêtant temporairement notre système.

L’ACO informera les individus, à la première occasion raisonnable, de toute violation au cours de laquelle les informations personnelles dont l’ACO a la garde ou le contrôle ont été perdues, volées, utilisées ou divulguées sans autorisation. Cette notification devra :

fournir une description générale de la violation dans un langage facile à comprendre.
informer l’intéressé des mesures prises par l’ACO pour atténuer les effets négatifs sur l’individu et éviter qu’une violation similaire ne se produise.
fournir les coordonnées d’un.e employé.e de l’ACO susceptible de fournir des informations complémentaires ; et
informer la personne de son droit de porter plainte auprès du Commissaire à l’information et à la protection de la vie privée de l’Ontario (“CIPVP”).

Accès

Une personne peut à tout moment demander l’accès aux informations détenues à son sujet en contactant le responsable de la protection de la vie privée de l’ACO. L’Association s’efforcera de répondre à cette demande le plus rapidement possible et, en tout état de cause, dans les délais légaux. Sous réserve de certaines exceptions et limitations prescrites par la loi, une personne aura accès à toutes les informations personnelles que l’ACO détient à son sujet. L’ACO corrigera ou modifiera les informations personnelles qui s’avèrent incomplètes ou inexactes.

Partage des informations

Sauf dans les cas prévus par la présente politique, l’ACO ne divulguera aucune de vos informations personnelles à des tiers, sauf avec votre autorisation ou dans des circonstances particulières, par exemple lorsque nous pensons de bonne foi que la loi l’exige.

Modifications de la politique de confidentialité

Si nous modifions la présente politique de confidentialité, nous afficherons ici la version révisée de celle-ci, afin que vous sachiez toujours quelles informations sont recueillies, comment elles sont utilisées ou divulguées à des tiers. En utilisant le site web de l’ACO, vous acceptez la politique de confidentialité telle qu’affichée.

Questions et plaintes

Pour de plus amples informations sur cette politique ou pour déposer une plainte, veuillez contacter le responsable de la protection de la vie privée de l’ACO au 613.235.7924, poste 212. L’ACO examinera toutes les plaintes et prendra les mesures qui s’imposent à l’issue de l’enquête.

Pour de plus amples informations sur vos droits en matière de protection de la vie privée en général, nous vous suggérons de contacter le Commissaire à la protection de la vie privée du Canada sur son site Web priv.gc.ca ou par téléphone au 1-800-282-1376.

Mise à jour le 2 avril 2024